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Tipps für eine gelungene Videokonferenz

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Durch die Coronapandemie hat sich unser Arbeitsalltag verändert, viele Menschen sitzen im Homeoffice statt im Büro und wichtige Besprechungen können nur noch per Videokonferenz abgehalten werden. Aus diesem Grund sind Videokonferenzen aus dem Berufsalltag gar nicht mehr wegzudenken. Noch dazu sparen sie Zeit und Geld.

Außerdem hat eine Studie des Fraunhofer-Institut herausgefunden, dass Videokonferenzen effektiver sind als reine Telefonkonferenzen.

Daher gibt es auf dem Markt inzwischen unzählige Videokonferenzanbieter, wie Skype, GoToMeeting oder Microsoft Teams. Ganz gleich welches Tool euer Unternehmen nutzt, ihr solltet bei eurer Videokonferenz trotzdem auf einige Verhaltensregeln achten.

Mit unseren Tipps steht dem Austausch per Videocall mit euren Kolleginnen und Kollegen nichts mehr im Wege.

Tipp 1: Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist alles! Vor jeder Videokonferenz solltet ihr prüfen, ob die Internetverbindung stabil ist und ob die Technik funktioniert. Dieses solltet ihr ruhig ein paar Minuten vor dem Termin testen, damit ihr bei Schwierigkeiten noch die IT kontaktieren könnt. Außerdem solltet ihr den Akku eures Laptops oder eures Smartphones überprüfen und falls nötig vor der Videokonferenz aufladen. Vor dem Videocall solltet ihr euch die entsprechenden Unterlagen zurechtlegen, damit ihr vorbereitet seid und auf Fragen schnell reagieren könnt.

Tipp 2: Desktop aufräumen
Ihr solltet immer beachten, dass bei einem virtuellen Meeting, eure Kollegen und Kolleginnen zum Teil auch euren Desktop sehen können. Stichwort: Desktop Sharing! Damit ihr beim Teilen eures Bildschirmes nicht mehr preisgebt, als ihr wollt, räumt euren Desktop auf. Unaufgeräumte und unübersichtliche Desktops mit vielen Icons erwecken keinen professionellen Eindruck.

Tipp 3: angemessene Kleidung
Im Gegensatz zu Telefonkonferenzen dienen Videokonferenzen auch dazu einen kompletten Eindruck vom Gegenüber zu erhalten. Daher gilt auch hier die Businessetikette und ihr solltet euch so anziehen, wie ihr auch ins Büro gehen würdet. Es zeigt Respekt und Seriosität gegenüber euren Gesprächspartnern.

Tipp 4: Störquellen vermeiden
Ebenfalls solltet ihr darauf achten, dass ihr mögliche Hintergrundgeräusche minimiert. Wenn während einer Videokonferenz das Handy klingelt oder ein Hund bellt, so ist dieses für alle Teilnehmer störend. Also schaltet euer Handy aus und euer Mikrofon auf stumm, wenn ihr gerade nur zuhört, um so Störgeräusche zu verhindern. Vergesst aber nicht, euer Mikrofon wieder anzuschalten, wenn ihr eine Frage stellen wollt – ein absoluter Klassiker.

Tipp 5: Blickkontakt halten
Auch bei einer Videokonferenz solltet ihr dem Gesprächsteilnehmer in die Augen sehen. Daher solltet ihr eure Kamera immer so einstellen, dass ihr auf Augenhöhe in die Kamera blickt. So fühlen sich die anderen Teilnehmer angesprochen und ernst genommen.

Ebenfalls sollte ihr auf den Ausschnitt der Kamera achten, ein neutraler und möglichst leerer Hintergrund setzt euch selbst professionell in Szene, während ein unordentlicher Büroschrank die Teilnehmer ablenken könnte.

Tipp 6: Kommunikationsregeln einhalten
Bei Videokonferenzen ist im Gegensatz zu einem Meeting ein normaler Gesprächsablauf oft schwierig, da Bewegungen eventuelle verzögert ankommen und Gestiken können falsch interpretiert werden. Ihr solltet daher euer Kommunikationsverhalten der Technik anpassen und folgende Regeln beachten:

  • Lasst den Sprecher immer ausreden
  • Versucht Augenkontakt mit dem Sprecher zu halten
  • Jede Konferenz sollte durch einen Moderator geleitet werden, welcher Fragen aufnimmt und diese zum Schluss dem Referenten stellt.

Tipp 7: Vermeide Multitasking
Ihr solltet nebenher keine weiteren Aufgaben erledigen, nur weil ihr gerade nicht aktiv am Gespräch beteiligt seid. Eure Kollegen werden es merken, spätestens wenn sie euch eine Frage stellen, und fühlen sich womöglich respektlos behandelt. Also erledigt eure Aufgaben, genau wie bei einem normalen Meeting, nach der Videokonferenz.

Wann ist eine Videokonferenz das richtige Mittel?
Leider eignet sich nicht jedes Gesprächsthema als Videokonferenz und ihr solltet genau überlegen, ob eine Videokonferenz überhaupt das richtige Mittel ist. Z. B. kann bei einem Tagesworkshop mit mehreren Personen ein Treffen vor Ort zielführender sein, als über eine Videokonferenz, da vieles auch außerhalb des offiziellen Teils in einem persönlichen Gespräch passiert.

Ein virtuelles Meeting ist geeignet:

  • für Projekte, bei dem die Teilnehmer an verschiedenen Standorten sind.
  • für den regelmäßigen Austausch von Arbeitsergebnissen
  • um Strategien zu besprechen.
  • für das Zuschalten von Teilnehmern, die nicht an einer Präsenzschulung teilnehmen können.

Ein persönliches Treffen sollte durch geführt werden bei:

  • Bewerbungsgesprächen: So lernt man den Bewerber direkt persönlich kennen und kann sich einen besseren Eindruck machen
  • Meetings, bei dem schwierige oder unangenehmen Themen besprochen werden müssen (z.B. Umstrukturierung oder Entlassungen)
  • Mehrstündige Gespräche, weil diese über Videokonferenz sehr anstrengend sein können.

Richtig geplant und eingesetzt sind Videokonferenzen vor allem in der Coronakrise eine hervorragende Möglichkeit, um weiterhin an gemeinsamen Projekten zu arbeiten und sich mit seinen Kollegen auszutauschen.

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