Das Ziel der 5S Methode ist, seinen Fokus auf die wichtigen Tätigkeiten und Gegenstände an seinem Arbeitsplatz zu legen. Die fünf S stehen für Sortiere, Stelle ordentlich hin, Säubere, Standardisiere und Selbstdisziplin. Folgt man den Schritten der Methode, gestaltet man seinen Arbeitsplatz effizienter, verschwendet keine Ressourcen, befreit den Schreibtisch von überflüssigen Gegenständen und gibt den essentiellen einen eigenen und festen Platz.
Die 5S Methode kommt ursprünglich aus dem Japanischen und stand vor der Übersetzung ins Deutsche für Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke.
1. Sortiere aus (Seiri)
Als erstes solltet ihr euren Schreibtisch aufräumen und dabei alle Gegenstände sortieren. Alles, was ihr nicht mehr benötigt kommt direkt in den Müll. Die Dinge, die ihr noch braucht, sortiert ihr danach, ob ihr sie regelmäßig oder gelegentlich nutzt. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, empfiehlt es sich, die Gegenstände entsprechend zu kennzeichnen.
2. Stelle ordentlich hin (Seiton)
Wenn ihr euren Schreibtisch sortiert habt, solltet ihr alle Gegenstände systematisiert anordnen. Dabei bekommt alles einen festen Platz, der sinnvoll und effektiv ist. Die Gegenstände sollten nach Ergonomie, Verwendungshäufigkeit und Prozessabläufen angeordnet werden. Auch wenn es wichtig ist, dass es langfristig eine feste Anordnung am Arbeitsplatz gibt, ist es ebenso wichtig, diese stetig zu überdenken und zu optimieren.
3. Säubere (Seiso)
Nachdem euer Arbeitsplatz aufgeräumt ist, vergesst nicht, ihn auch sauber und hygienisch zu halten. Schmeißt euren Müll immer direkt in den Papierkorb und sammelt ihn nicht auf eurem Schreibtisch. Zusätzlich solltet ihr regelmäßig die Oberflächen abwischen und desinfizieren. So fühlt ihr euch nicht nur wohler, sondern könnt auch konzentrierter arbeiten.
4. Standardisiere (Seiketsu)
Dieser Schritt sieht vor, dass ein Arbeitsplatz idealerweise immer standardisiert ist. Dies ist zwar nicht immer möglich, aber versucht es doch einfach mal. Jede Tätigkeit, die dies zulässt, bekommt einen standardisierten Ablauf. Am besten schreibt ihr dazu auch gleich eine kurze, aber sinnvolle Anleitung für eure Urlaubsvertretung. So geht die Übergabe schneller und ihr könnt sorglos in den Urlaub starten.
5. Selbstdisziplin (Shitsuke)
Schließlich solltet ihr an eurer Selbstdisziplin arbeiten, denn ohne die, verfallt ihr schnell wieder in den alten Zustand und ihr müsst von vorne anfangen. Also haltet euren Schreibtisch sauber und aufgeräumt, kontrolliert euch regelmäßig und optimiert eure Prozesse
Probiert die fünf Schritte einfach mal aus und vielleicht lebt sich euer Arbeitsalltag schon bald viel einfacher. Und wenn es euch allein noch ein wenig schwerfällt, versucht doch mal euer ganzes Team von der 5S Methode zu überzeugen und schafft gemeinsam ein aufgeräumtes und systematisiertes Büro.