Optimierung der Arbeitsprozesse mit der Kanban-Methode

Herkunft der Kanban-Methode

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet auf Deutsch so viel wie „Tafel“, „Beleg“ oder „Karte“. Zurückzuführen ist die Kanban-Methode auf den Erfinder des Toyota-Produktionprinzipes, Taiichi Ohno. Er hat sich an dem „Pull“ bzw. „Hol“-Prinzip des Steuerungsverfahrens orientiert und im Jahre 1947 ein neues Verfahren entwickelt. Inspiriert wurde Taiichi Ohno von dem Workflow im Supermarkt. Er beobachtet, wie ein Kunde eine Ware aus dem Regal nahm und kurze Zeit später genau diese Ware dort wieder ersetzt wird. So bleibt das Sortiment stets in sich stabil und es wird nur das aufgefüllt, was wirklich benötigt wird

Was ist die Kanban-Methode?

Bei der Kanban-Methode handelt es sich daher um eine Arbeitsmethode, welches ein eigenständiges Arbeiten der Mitarbeiter*innen fördert sowie der Materialverschwendung vorbeugt. Die Methode bildet als Workflow einen in sich geschlossenen Kreis. Bei der Kanban-Methode wird mit sogenannten Kanban-Karten gearbeitet, welche wertvolle Informationen über Mengen, Aufgaben und deren Status enthält. In Produktionslinien wird zum Beispiel zu Anfang eine Menge festgelegt, wie viel Material von einem bestimmten Lieferanten vorrätig sein sollte. Diese Menge wird auf einer Kanban-Karte festgehalten. Wenn die vorrätige Menge nun unter dem auf der Karte angegebenen Wert fällt, so geht die Karte zurück an den Lieferanten, welcher selbstständig dafür sorgen muss, dass der Materialbestand wieder aufgefüllt wird. Dieser Prozess lässt sich auch auf das Projektmanagement übertragen, bei dem die einzelnen Karten für zu erledigende Aufgaben stehen

Vorteile der Kanban-Methode

Die Kanban-Methode bringt einige Vorteile mit sich:

1. Selbstregulierendes System

Kanban hat den Vorteil, dass es ein sich selbst regulierendes System ist. Einmal eingespielt, läuft es von ganz alleine, dabei greifen die folgenden Schritte automatisch ineinander:

• Kanban-Karte (in digitaler oder physischer Form)
• Produktion von Material
• Auffüllung des Lagerbestandes
• Stets gleichbleibender Lagerbestand, aus dem entnommen werden kann.

Nach dem 4 Schritt beginnt man automatisch wieder mit der Kanban-Karte und der Kreislauf beginnt wieder von vorne.

2. Zeit- und Kosteneinsparung

Dadurch, dass die Schritte automatische ineinandergreifen, entstehen keine langen Wartezeiten bei Lieferungen, so werden Kosten und Zeit gespart. Außerdem ist die Kanban-Methode flexibel, da man kurzfristig Änderungen vornehmen und gegebenenfalls die Menge schnell und unkompliziert anpassen kann.

3. Mitarbeitermotivation

Das Kanban-System ermöglicht das selbstständige Arbeiten der Mitarbeiter*innen. Dieses steigert die Motivation, da diese keine gesonderte Genehmigung mehr benötigen. Sie müssen nicht auf Entscheidungen durch Vorgesetzte warten und fühlen sich durch die autonome Arbeit besser wertgeschätzt.

4. Schnellere Aufgabenabwicklung

Ein weiterer Vorteil des Systems ist, dass die Aufgaben schneller erledigt werden können. Die Mitarbeiter*innen können sich schneller einen Überblick verschaffen, da das System und die Arbeitsabläufe leicht zu durchblicken sind.

5. Integration in den Arbeitsalltag

Des Weiteren lässt sich die Kanban-Methode gut in die tägliche Arbeitsroutine integrieren. Durch diese Methode können die Arbeitnehmer*innen ihren Arbeitstag besser strukturieren, da die Kanban-Karten wie eine persönliche To-Do-Liste wirken. Jede Kanban-Karte hat eine klare Aufgabe, die leicht abrufbar sind. Und wenn die Aufgabe am Ende des Tages erfüllt ist, geht der Mitarbeiter*in mit einem zufriedenen Gefühl nach Hause – das motiviert bereits für den nächsten Arbeitstag.

Für wen ist Kanban geeignet?

Die Kanban-Methode eignet sich für jedes Unternehmen. Wichtig dabei ist, dass eine entsprechende Koordination und der Wille der Mitarbeiter*innen vorhanden sind, sich mit dem System auseinanderzusetzen