Gemeinsam Dokumente bearbeiten
Mit den Kollegen ein Text oder eine Präsentation bearbeiten, kann schnell in Mehrarbeit oder Chaos enden. Vor allem im Büroalltag befassen sich Dutzende von Menschen mit demselben Dokument. Gerade in Zeiten von Corona, wo viele im Homeoffice sind, werden verschiedene Versionen eines Dokumentes per Mail hin- und hergeschickt und zum Teil aufwendig zusammengeführt. Irgendwann weiß keiner mehr, welche Version die aktuellste ist und einige Informationen gehen daraufhin verloren.
Um die gemeinsame Arbeit an einem Dokument zu vereinfachen und die vorgegebenen Aufgaben effizient zu bewerkstelligen, gibt es inzwischen eine Reihe von Werkzeugen und Tools. Die sogenannten Collaboration Tools bieten den Unternehmen verschiedene Lösungen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Präsentationen. Wir erklären euch hier etwas genauer, was die Collaboration Tools zu bieten haben.
Funktionsweisen der Dokumentenbearbeitung
Bei den Collaboration Tools werden die einzelnen Dokumente in einer Cloud gespeichert. Die Teammitglieder können so gemeinsam mithilfe der Cloud auf diese Dokumente zugreifen. Über einen Link oder eine Registrierung im Programm können die entsprechenden Mitarbeiter für das Dokument freigeschaltet werden, dieses verhindert den Zugriff von Unbefugten auf die Dokumente.
Auch müsst ihr nicht mehr daran denken, die bearbeiteten Dokumente abzuspeichern, da die Programme automatisch nach jeder Änderung speichern. Ein weiterer Vorteil bei diesen Tools ist, dass auch Änderungen auf Wunsch nachverfolgt werden können. Vor allem bei Meetings kann dieses hilfreich sein, da man mithilfe des Datums und der Uhrzeit auf den ursprünglichen Gedanken zurückspringen kann.
Vorteile
Die Integration der Collaboration Tools in die Unternehmenskommunikation bringen entscheidende Vorteile mit sich:
-
Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit
Ein Vorteil ist natürlich die Flexibilität, da jeder Mitarbeiter einen direkten Zugriff auf das Dokument hat. Egal ob dieser zuhause im Homeoffice, im Büro oder sogar direkt beim Kunden sitzt. Jeder kann den Projektfortschritt unmittelbar und ohne großen Papierkram verfolgen.
-
Informationen in Echtzeit
Egal ob Terminänderungen anliegen, neue rechtliche Vorgaben verfügt wurden oder technische Änderungen stattgefunden haben, über das integrierte Tool werden alle Projektbeteiligten über diese Änderungen informiert. Wichtige Informationen verschwinden somit nicht einfach in einer Flut von Mails, sondern werden strukturiert aufbereitet.
-
Produktivität und Effektivität steigern
Laut einer Studie der AKAD-Hochschule Leipzig, sind Büroarbeiter nur an drei von fünf Tagen produktiv. Durch diese Programme kann dem vorgebeugt werden und die Mitarbeiter können produktiver und effizienter arbeiten. Vor allem können Missverständnisse aufgrund von ungleichen Wissensständen vermieden und ein hohes Maß an Wissenstransfer vermittelt werden.
-
Schnelleres Finden von Dokumenten
Gute Collaboration Tools bieten verschieden Möglichkeiten, das Suchen von Dokumenten zu erleichtern. Eine integrierte Volltextsuche oder eine Stichwortsuche sowie eine Metadatenbank macht das Finden der entsprechenden Dokumente einfach und bequem. Dieses spart wertvolle Zeit.
-
Verknüpfung mit anderen Systemen
Heutzutage ist es kein Problem mehr, das gewünschte Tool über Schnittstellen mit den gängigsten Systemen im Unternehmen zu verbinden. Informationen können so mithilfe von Metadaten geclustert und über entsprechende Dashboards den Nutzern zur Verfügung gestellt werden.
Unser Fazit
Collaboration Tools können die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter in Teams produktiver und effizienter gestalten. Jedoch sollten auch alle Mitarbeiter bereit sein, mit diesen Tools zu arbeiten und diese zu nutzen, da es sonst wieder zu Informationsdefiziten und Missverständnisse unter den Mitarbeitern kommen kann. Richtig angewendet bringt die Tools jedoch einen erheblichen zeitlichen Vorteil sowie eine bessere Informationsverarbeitung für jeden Mitarbeiter.