Eine Wissensdatenbank – wichtig für jedes Unternehmen

Warum eine Wissensdatenbank?

In vielen Unternehmen wird das vorhandene Wissen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gebunkert – viele bringen es mit oder haben es sich durch langjährige Berufserfahrung selber beigebracht. Aber dieses Spezialwissen sollte schriftlich festgehalten werden, damit alle Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen auf das Wissen zugreifen können.

Eine Wissensdatenbank bietet damit folgende Vorteile:

• Die Mitarbeitende können effizienter arbeiten und sparen viel Zeit, da sie nicht mehr täglich viele Dokumente durchsuchen müssen, um Informationen zu erhalten oder die entsprechenden Wissensträger im Unternehmen aufsuchen müssen.
• Kosteneinsparung, da das Wissen nicht nur einer Person zur Verfügung gestellt wird. Mithilfe einer Wissensdatenbank wird das relevante Unternehmens-Know-how gesammelt und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
• Ebenfalls ist eine Wissensdatenbank auch das Fundament dafür, dass alle Mitarbeitenden die bestmögliche Qualität abliefern können.

Aufbau einer Wissensdatenbank

Heutzutage werden fast ausschließlich nur noch digitale Wissensdatenbanken verwendet, um einen schnellen und einfachen Zugriff auch ortsunabhängig den Mitarbeitenden zu ermöglichen.

Wichtig beim Aufbau einer solchen Wissensdatenbank ist eine übersichtliche Struktur, damit man schnell arbeiten kann. Wichtig beim Aufbau einer solchen Wissensdatenbank ist eine übersichtliche Struktur, damit man schnell arbeiten kann. Dementsprechend müssen die Datenschätze klassifiziert, gegliedert und übersichtlich formatiert sein, damit sich die Nachschlagezeit auf ein Minimum beschränkt.

Außerdem sollte eine Wissensdatenbank eine Inhaltsangabe und eine gute Suchfunktion haben, um das relevante Wissen und Know-how gezielt in einzelne Kapitel zu untergliedern. In der Datenbank können sich z.B. Benutzerhandbücher, White Papers, Anleitungen und Leitfäden befinden, welche die Arbeit erleichtern sollen. Je mehr Zeit man in den Aufbau einer Wissensdatenbank steckt, desto klarer und übersichtlicher wird sie.

Aufgabe einer Wissensdatenbank

Die drei Hauptaufgaben einer Wissensdatenbank sind:

1. Das Wissen für die Prozesse und Aufgaben im Unternehmen werden allen Mitarbeitenden einfach und leicht zur Verfügung gestellt.
2. Das gesamte Know-how in einem Unternehmen wird zusammengeführt, verknüpft und verbessert.
3. Alle relevanten Informationen werden möglichst präzise, verständlich und schnell dargestellt, ohne überflüssige Zusätze oder Ergänzungen.
   
   

Wissensdatenbank vs. Wiki vs. Sichtbuch

Es gibt verschiedene Tools, welche die Unternehmen bei der Sammlung des Knowhows unterstützen können. Hier die Unterschiede zwischen den einzelnen Tools:

• Wissensdatenbank
  Eine digitale Wissensdatenbank wird zentral aufgebaut und enthält nur gesichertes und überprüftes Wissen. Ein Nachteil an dieser Datenbank ist, dass die Pflege starren Regeln folgt und daher der Prozess etwas langsamer und unflexibler vonstattengeht.
  
  
• Wikis
  Bei einem internen Wiki wird das Wissen gemeinschaftlich gesammelt. Der Vorteil dieser Datenbank ist, dass erlangtes Wissen von jedermann schnell eingepflegt und einfach aktualisiert werden kann. Jedoch kann bei diesem Vorgehen auch schnell der rote Faden bzw. die vorgegebene Struktur verwischen, sodass Zeit in die Korrekturen investiert werden muss.
  
  
• Sichtbücher
  Im Unterschied zu Wissensdatenbanken und Wikis sind Sichtbücher nicht digital, sondern analog. In diesen Büchern könnt ihr alle wichtigen Informationen sammeln, welche ihr tagtäglich und möglichst kurzfristig braucht. Leider können diese Bücher nicht automatisch aktualisiert werden.
  
  

Fazit: Eine Wissensdatenbank ist ein nützliches Tool, um spezielles Wissen und Know-how allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Eine digitale Umsetzung ist von Vorteil, damit von jedem Arbeitsplatz auf das Wissen zugegriffen werden kann.