Ein Dokumentenmanagementsystem erhöht die Produktivität im Büro
Durch ein Dokumentenmanagementsystem könnt ihr eure Dokumente digitalisieren, das Büro effektiver gestalten und die Produktivität dadurch erhöhen. Um ein strukturiertes und professionelles Umfeld für ein Dokumentenmanagementsystem zu schaffen, sollte im Büro einiges umstrukturiert werden.
Wie sorgt ein Dokumentenmanagementsystem für ein effektives Büro?
Als erstes solltet ihr euer Büro aufräumen und alle überflüssigen Bestandteile bzw. Dokumente entfernen. Nun müsst ihr ein Dokumentenmanagement in eure Arbeitsabläufe integrieren. Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt die digitale Verwaltung von Dokumenten.
Unsere Partner von bueroboss.de helfen euch hierbei gerne weiter. Ihr könnt unsere Kollegen gerne anrufen und nach einem Dokumentenmanagementsystem fragen.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem hat für euch den Vorteil, dass ihr alle wichtigen Dokumente und Akten digital aufbewahren könnt. Ihr benötigt keine Aktenschränke oder Ordner mehr, denn alle Dokumente können in sekundenschnell über eine entsprechende Suchfunktion gefunden werden. Ihr spart so eine Menge Zeit und Geld.
Vor allem in Kundengesprächen kann ein Dokumentenmanagementsystem helfen, um wichtige Kundeninformationen oder Verträge schnell zu finden und so einen organisierten Eindruck gegenüber dem Kunden zu vermitteln. Somit könnt ihr mithilfe eines solchen Systems die Kundenzufriedenheit signifikant erhöhen.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Mit einem Dokumentenmanagement könnt ihr Prozesse in euren Abteilungen optimieren und effizienter gestalten.
Das System vereinfacht somit komplexe Vorgänge
- wie die Belegerkennung,
- das Buchen von Rechnungen auf die entsprechenden Kostenstellen,
- das rechtskonforme Vernichten eingescannter Belege.
Zusätzlich wird das mobile Arbeiten durch eine passende App optimiert.
Weitere Vorteile sind, dass
- eine große Menge an Papier umwelt- und ressourcenschonend eingespart,
- die Archivierung digitalisiert,
- Prozesse automatisiert,
- Platz für Kreativität und Innovationen geschaffen werden.
So ein System kann individuell auf die Arbeitsabläufe eures Unternehmens angepasst werden. So lassen sich bereits im ersten Jahr deutliche Produktivitätssteigerungen in eurem Unternehmen feststellen.
Büro reinigen und dekorieren
Klar, wenn einige Regale und Schränke überflüssig werden, braucht euer Büro eine gründliche Reinigung. Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem fällt viel Papier weg und schafft Platz, wo vorher viele Ordner standen. Da die Regale und Schränke nun leer sind, können statt triste Aktenschränke Pflanzen im Büro aufgestellt werden. Ihr könnt Gärtner buchen, welche einmal die Woche kommen, um sich um die Grünpflanzen im Büro zu kümmern. Auf diese Weise schafft ihr eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Als Mitarbeiter werdet ihr es zu schätzen wissen, wenn sich um euer Wohlbefinden gekümmert wird.
Wenn ihr nun auch ein Dokumentenmanagementsystem für euer Unternehmen möchtet, dann ruft doch einfach einen unserer bueroboss.de-Partner in eurer Nähe an.