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Tipps

Digital durchstarten: Papierloses Büro

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Ist euer Büro auch schon digital unterwegs, oder druckt ihr noch jede Rechnung auf Papier aus und legt sie eurem Chef vor? Gerade zu Coronazeiten sind viele Kollegen im Homeoffice und haben nicht die Möglichkeit, die Rechnung auszudrucken. Aus diesem Grund hält immer mehr das papierlose Büro Einzug in den heutigen Büroalltag.

Was macht ein papierloses Büro aus und welche Vorteile bietet es?

Bei einem papierlosen Büro arbeitet ihr (fast) ausschließlich nur am Computer und mit entsprechenden Tools, über die die Dokumente bearbeitet werden können. Durch diese Tools wird das Arbeiten effizienter, da über die Suchfunktionen z.B. Rechnungen schnell gefunden werden können. So erspart ihr euch das lange Suchen und müsst keine dicken Ordner durchwälzen.

Gerade für kleine- und mittelständische Unternehmen bietet die Digitalisierung große Vorteile. Der Arbeitsalltag wird erleichtert und es wird Zeit eingespart. So können sich die Unternehmen auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und produktiver arbeiten. Auch werden die Kosten reduziert, da Ausgaben für Druckerpapier, Toner und Wartungen wegfallen. Ein weiterer Vorteil ist natürlich der Umweltaspekt, da ihr keine Dokumente mehr ausdrucken musst. Alle Unterlagen sind digital abrufbar und können über zugewiesene Rechte nur von den entsprechenden Mitarbeitern abgerufen werden. Somit ist auch der Datenschutz gegeben, da kein unberechtigter Mitarbeiter aus Versehen in die Dokumente sehen kann.

Ein papierloses Büro bietet somit viele Vorteile für euch. Wir zeigen euch die ersten Schritte hin zu einem papierlosen Büro und wie wir euch dabei unterstützen können.

Schritt 1: Dokumenten prüfen

Um ein papierloses Büro einzurichten, solltet ihr euch als erstes einen Überblick verschaffen, welche Dokumente bei euch auflaufen. Fragt euch, mit welchen Unterlagen ihr zu tun habt? Könnt ihr die Informationen auch digital erhalten? Es ist zum Beispiel einfacher, Eingangsrechnungen digital zu empfangen statt auf Papier, so erspart ihr euch das Abheften und Durchsuchen dicker Ordner. Unser Tipp: Bittet eure Lieferanten, euch die Rechnungen zukünftig per Mail zusenden – oder sogar noch besser – die Rechnung an ein vordefiniertes Postfach zu senden. So werden die Rechnungen direkt in ein digitales Prüf- und Freigabe Workflow eingespielt und ihr könnte die Rechnungen den zuständigen Mitarbeitern zuweisen, ohne sie auszudrucken.

Schritt 2: Das Ausdrucken unterlassen

Ihr solltet euch genau überlegen, ob ihr das Dokument wirklich ausdrucken müsst. Ein Dokument kann man auch am Bildschirm bearbeiten und mit einem guten Dokumenten-Management-System (DMS) können die Änderungen von euren Kollegen nachverfolgt und angenommen bzw. abgelehnt werden. So wird zu einem Papier gespart, zum anderen die CO2-Emissionen durch weniger Drucken reduziert.

Ein weiterer Tipp von uns: Bei Besprechungen und Meetings könnt ihr die relevanten Unterlagen statt auszudrucken, mit einem Beamer an die Wand verwerfen. So könnt ihr Änderungen, Kommentare und die daraus resultierenden Ergebnisse direkt in das Dokument schreiben und im Anschluss per Mail an die Kollegen senden. So habt ihr weniger Arbeit und die Kollegen haben das aktuellste Dokument direkt nach dem Meeting vorliegen.

Schritt 3: Erstellung digitaler Dokumente

Ebenfalls könnt ihr während eines Meetings direkt am Laptop das Protokoll erstellen. So könnt ihr direkt nach dem Meeting allen Kollegen das Protokoll digital zur Verfügung stellen. Aber nicht nur

die Eingangsrechnung, auch eure Ausgangsrechnung solltet ihr digitalisieren und nicht mehr auf Papier ausstellen. Entsprechende Tools und Programme helfen euch dabei, die Produkt- und Adressdaten aus entsprechenden Programmteilen zu ziehen, um die Rechnungen automatisch zu erstellen und diese direkt per Mail an eure Kunden senden zu können. So könnt ihr die Fälligkeiten besser überwachen und Mahnungen sowie Forderungen termingerecht versenden.

Die Basis eines papierlosen Büros: ein gutes Dokumenten-Management-Systems

Fazit: Ohne ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein papierloses Büro nicht umsetzbar. Möchtet ihr noch andere Abteilungen, wie zum Beispiel den Vertrieb, das Projektmanagement und das Controlling mit einbeziehen, so benötigt ihr eine entsprechende Unternehmenssoftware mit einem integrierten DMS. Wir können euch dabei unterstützen und finden das passende Dokumenten-Management-System, perfekt auf eure individuellen Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten.

Sucht euren passenden bueroboss.de Partner und ruft uns einfach an. Wir helfen euch gerne weiter.


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